Livret d'Accueil
Le livret d'accueil (ou welcome book) est un guide d'orientation fourni aux voyageurs contenant toutes les informations pratiques relatives au bien : fonctionnement des équipements, mot de passe Wi-Fi, règlement intérieur, consignes de tri des déchets, numéros d'urgence et recommandations de restaurants, activités et commerces locaux. Le livret d'accueil, de plus en plus proposé en version numérique via le portail voyageur, améliore l'expérience d'arrivée, réduit les questions récurrentes et démontre le professionnalisme du gestionnaire. Hostaway permet de créer des guides numériques personnalisés accessibles via un lien envoyé automatiquement avant l'arrivée.
Questions fréquentes
Que doit contenir un livret d'accueil complet ?
Un livret efficace comprend les instructions d'accès et Wi-Fi, le fonctionnement des équipements (thermostat, lave-linge, domotique), le règlement intérieur, les numéros d'urgence, les consignes de tri des déchets, les recommandations de restaurants, commerces et activités locales, les informations de transport et les consignes de départ.
Vaut-il mieux un livret d'accueil papier ou numérique ?
Le format numérique est désormais privilégié : il est facilement modifiable, accessible avant l'arrivée, traduisible en plusieurs langues et ne nécessite pas de réimpression. Les PMS comme Hostaway permettent de créer des guides numériques personnalisés envoyés automatiquement par lien. Un complément papier minimaliste (Wi-Fi, urgences) reste utile en cas de problème de connexion.
Comment personnaliser le livret d'accueil pour chaque bien ?
Créez un modèle de base commun à tous vos biens (règlement, contacts d'urgence, procédure de départ) et personnalisez les sections spécifiques : fonctionnement des équipements particuliers, recommandations locales du quartier, accès au parking et particularités du bien. Les portails voyageurs de Hostaway facilitent cette personnalisation à grande échelle.
Quand envoyer le livret d'accueil au voyageur ?
Envoyez le livret numérique 2 à 3 jours avant l'arrivée, idéalement dans le même message que les instructions d'accès. Cela permet au voyageur de se préparer et de poser ses questions en amont. Un rappel le jour de l'arrivée avec le lien direct est également recommandé. L'automatisation via votre PMS garantit un envoi systématique et ponctuel.
← Retour au Glossaire
