Modèles de messages Airbnb pour les clients | Modèles GRATUITS

Gérer les messages peut vite devenir un casse-tête, surtout pour les hôtes occupés qui gèrent plusieurs propriétés. Entre les demandes d'informations initiales et les confirmations de réservation, garder tout le monde informé peut représenter une vraie charge.

La première impression est essentielle, et avoir sous la main des modèles de messages Airbnb peut vous permettre de procurer à vos clients un bon accueil dès le départ tout en vous faisant gagner un temps précieux.

Avantages de l'utilisation de modèles de messages pour votre compte Airbnb

Gains de temps Utiliser des messages préécrits pour les situations courantes vous permet de vous concentrer sur d'autres tâches.

Plus d'avis L'automatisation de l'envoi de demandes d'avis aux clients satisfaits vous aidera à obtenir davantage d'avis 5 étoiles, ce qui renforcera la visibilité de votre annonce.

Service à la clientèle sans effort Avec des modèles de messages soigneusement conçus, vous n'aurez plus à craindre d'oublier des informations essentielles de la part des clients.

Statut de superhôte Disposer de modèles de messages permet de garantir un temps de réponse rapide, ce qui est essentiel pour devenir superhôte sur Airbnb et obtenir un coup de pouce en tant qu'hôte.

Satisfaction des clients Fournir dès le départ toutes les informations nécessaires sans échanges inutiles rassure les clients et les encourage à laisser des avis 5 étoiles.

Classement dans les recherches Airbnb Airbnb met en avant les annonces dont le temps de réponse est rapide dans les résultats de recherche. Les modèles vous permettent de répondre rapidement et vous aident à garder une longueur d'avance sur la concurrence.

Libérez votre temps

Ne perdez plus de temps à saisir les mêmes messages encore et encore. Les modèles de messages Airbnb vous permettent de créer des messages préécrits et sauvegardés pour les situations courantes. Parmi les cas où vous pouvez envoyer un message sauvegardé à votre client : confirmation de réservation, message contenant les instructions d'arrivée, rappel proche de la date de départ avec les consignes de départ, etc. En général, l'ordre des messages est le suivant :

Message de confirmation de réservation

C'est généralement par ce message que vous commencez le fil de discussion. Comme son nom l'indique, c'est ici que vous confirmez la réservation (plus d'informations à ce sujet, y compris des modèles de messages, sont disponibles dans la section suivante).

Message précédant l'arrivée

C'est une étape facultative, qui concerne moins le séjour à venir que la création d'un lien avec les clients. Profitez-en pour dire quelques mots sur vous en tant qu'hôte, ajoutez quelques informations personnelles et mentionnez une anecdote amusante que l'on ne trouve pas dans votre profil.

Assurez-vous de mettre en avant votre évaluation d'hôte si elle est particulièrement élevée, cela rassurera le client sur la qualité de son accueil. Vous pouvez aussi utiliser ce message pour rassurer les clients si vous avez satisfait des demandes particulières.

Message d'arrivée

Il contient toutes les informations nécessaires au séjour à venir, notamment la date d'arrivée, l'adresse du logement, des informations sur une boîte à clés ou un digicode, les règles de la maison, etc. N'oubliez pas de rappeler les avantages inclus, comme le parking gratuit, etc.

Message de suivi

Il est souvent envoyé à mi-séjour et sert de message de rappel envoyé au moins un jour avant le message de départ. Cependant, ce message n'est pas nécessaire si le séjour dure deux nuits ou moins. Le modèle de message de suivi doit rappeler aux clients les règles de la maison et les informer de tout ce qu'il faut faire avant de partir, comme sortir les poubelles ou rendre les clés. Mentionnez aussi les informations essentielles concernant le départ, comme la date et l'heure de départ, afin que les clients puissent s'organiser à temps.

Message de départ

Ce modèle de message doit inclure la date et l'heure de départ, ainsi que des rappels ou autres instructions.

Astuce : lors de la rédaction de ces messages enregistrés, les hôtes Airbnb doivent toujours veiller à ce qu'ils aient une note positive.

Client satisfait, hôte satisfait

Des messages clairs et informatifs sont un élément essentiel de la communication avec les clients et peuvent les aider à se sentir préparés et en confiance tout au long de leur séjour. Envoyez des e-mails aux futurs clients en utilisant la fonction de messages enregistrés dans l'application ou sur le site d'Airbnb, et utilisez le temps gagné pour vous concentrer sur ce qui compte le plus : offrir à vos clients un accueil chaleureux et confortable.

Service à la clientèle sans effort

Ce n'est un secret pour personne : la vie d'un hôte Airbnb n'est pas facile, et se concentrer sur des tâches clés comme la croissance, l'expérience client et d'autres aspects nécessitant une attention humaine (que les logiciels de location saisonnière ou les outils d'automatisation ne peuvent pas gérer seuls) peut prendre beaucoup de votre temps.

Utilisez les modèles de messages Airbnb pour gagner du temps tout en garantissant que tous vos clients reçoivent les mêmes informations importantes, transmises de manière professionnelle et conviviale. Fini les oublis ou les incertitudes sur ce que vous avez mentionné ou non : créez des modèles et automatisez vos messages avec des réponses sauvegardées.

Plus d'avis, plus de succès

Ces messages enregistrés peuvent servir de « petits rappels » qui incitent les clients à laisser un commentaire après leur séjour. Il y a une différence subtile entre harceler les clients pour qu'ils évaluent votre annonce et leur envoyer un simple rappel via un message Airbnb.

Les avis positifs valent de l'or sur Airbnb et peuvent vous aider à obtenir encore plus de réservations, mais il ne faut pas trop insister auprès des clients pour qu'ils laissent un avis, car cela peut être contreproductif. Veillez donc à espacer vos messages autant que possible dans le délai de 14 jours.

Devenez superhôte

Obtenir le statut de superhôte débloque des avantages spéciaux et une reconnaissance pour les hôtes. Cela indique essentiellement aux futurs clients que cet hôte Airbnb est fiable et garantit un haut niveau de qualité en termes d’expérience client.

Une excellente communication avec les clients et un taux de réponse rapide jouent un rôle clé dans la décision de savoir si un hôte Airbnb obtiendra le statut de superhôte. Les messages enregistrés sur Airbnb vous aident à maintenir un taux de réponse élevé sans vous submerger.

Améliorez votre classement dans les recherches

Airbnb privilégie les annonces avec un temps de réponse rapide dans les résultats de recherche. Les modèles vous permettent de répondre rapidement et de garder une longueur d'avance sur la concurrence.

6 modèles de message indispensables pour les hôtes Airbnb

Dans cette section, nous allons examiner les modèles de message Airbnb indispensables à tout hôte pour fluidifier sa communication.

1. Confirmation de réservation

Remerciez les clients d'avoir choisi votre logement et exprimez votre enthousiasme à les accueillir. Présentez-vous brièvement ainsi que votre location et indiquez que vous enverrez plus d'informations à l'approche du séjour.

Exemple :

Cher/Chère (Nom du client),

Merci d'avoir choisi notre logement pour votre séjour.

Nous sommes ravis de vous accueillir le (date) et avons hâte de vous recevoir. Vous recevrez prochainement des informations sur l'arrivée et sur la meilleure façon de profiter de votre séjour à (nom du lieu) à mesure que la date de votre réservation approche.

En attendant, si vous avez des questions concernant l'organisation de votre séjour ou notre règlement intérieur, n'hésitez pas à nous contacter. Nous faisons tout notre possible pour rendre votre séjour confortable, agréable et sans stress.

Bien à vous,

Votre nom.

Ou

Bonjour (Nom du client),

Merci pour votre réservation à (nom de votre location Airbnb). Nous sommes impatients de vous accueillir chez nous et nous vous enverrons bientôt des informations supplémentaires concernant l'arrivée et le déroulement de votre séjour à l'approche de la date de réservation.

N'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou des préoccupations. Une copie de notre règlement intérieur est jointe. Nous ferons de notre mieux pour bien vous accueillir.

Bien à vous,

Votre nom.

2. Instructions d'arrivée/d'accueil

À l'approche de l'arrivée de vos clients, envoyez un message détaillé décrivant le processus d'arrivée, incluant l'heure d'arrivée, les codes d'accès, les informations liées au Wi-Fi et un rappel demandant à consulter votre règlement intérieur ainsi que tout autre détail lié à l'arrivée.

Exemple :

Bonjour,

Nous sommes ravis de vous accueillir pour votre séjour au (nom du lieu) le (date). L'arrivée commence à (heure d'arrivée), mais n'hésitez pas à arriver à votre convenance par la suite. Le code d'accès de votre porte est (code d'accès). Il sera actif à partir de votre arrivée. Le mot de passe Wi-Fi est (mot de passe du Wi-Fi).

Vous recevrez votre guide de bienvenue en vous connectant au Wi-Fi sur n'importe quel appareil.

N'hésitez pas à consulter nos règles de la maison à votre convenance. Si vous avez des questions ou des préoccupations avant votre arrivée, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes ici pour assurer que votre séjour soit aussi confortable que possible.

Si vous rencontrez des difficultés pour accéder à votre chambre ou si vous avez des préoccupations après votre arrivée, n'hésitez pas à nous contacter à (coordonnées) à tout moment. Nous serons toujours ravis de vous aider.

À bientôt le (jour d'arrivée).

3. Suivi en milieu de séjour

Montrez à vos clients que vous vous souciez d'eux en envoyant un message rapide en milieu de séjour. Vérifiez si tout se passe bien et proposez de l'aide ou des recommandations si nécessaire.

Exemple :

Cher/Chère (Nom du client),

Nous souhaitons prendre contact avec vous pour nous assurer que vous passez un bon séjour au sein de notre propriété. Si quelque chose pose problème ou si vous avez besoin d'aide pour planifier votre futur itinéraire, n'hésitez pas à nous contacter. Nous sommes ici pour rendre votre expérience aussi agréable que possible ! Nous sommes plus que ravis de vous aider.

Ou

Bonjour (Nom du client),

Nous espérons que vous passez un séjour agréable et nous sommes ravis de vous accueillir.

Il s'agit d'un petit rappel pour vous inviter à nous faire savoir si vous avez des questions, commentaires ou préoccupations concernant votre séjour. Nous serions heureux de faire ce que nous pouvons pour améliorer votre séjour.

4. Réponse à une plainte de nuisance sonore

Un message poli rappelant au client les heures de silence et les règles de la maison après la réception d'une plainte de nuisance sonore.

Exemple :

Cher/Chère (Nom du client),

Nous avons reçu des plaintes d'autres clients/de nos voisins immédiats concernant de la musique jouée à volume élevée depuis la villa après minuit hier. Comme nous l'avons clairement indiqué dans le règlement de la maison et dans le contrat de location à court terme que vous avez signé lors de votre arrivée, le calme au sein de (nom du lieu) doit être respecté à partir de 21 h. du dimanche au jeudi et à 23 h les vendredis et samedis.

Veuillez avoir la gentillesse de respecter ces règles en considération des personnes qui partagent le voisinage.

De plus, (nom de la ville) a des réglementations très strictes sur les plaintes liées aux nuisances sonores d'Airbnb, ce qui peut facilement entraîner une expulsion et des amendes.

5. Rappel de départ

La veille du départ, envoyez un message décrivant le processus de départ, l'heure et tout autre détail pertinent. Remerciez le client d'être resté et encouragez-le à laisser un avis !

Exemple :

Bonjour (Nom du client),

Nous sommes ravis de vous avoir accueilli chez pendant ces (nombre) derniers jours. Pour garantir que votre séjour chez nous continue d'être fluide et sans stress, laissez-nous vous guider rapidement tout au long du processus de départ.

L'heure de départ est fixée à (heure). Vous pouvez partir plus tôt si vous le souhaitez.

Veuillez vous assurer que toutes les fenêtres et portes sont verrouillées avant votre départ.

Nous sommes attristés de vous voir partir, mais nous espérons vous revoir lors de vos prochaines vacances/prochain séjour à (nom de la ville). Si vous avez apprécié votre séjour au sein de notre propriété, n'hésitez pas à informer vos amis et votre famille au sujet de notre annonce Airbnb.

6. Demande d'avis de client

Quelques jours après le départ, envoyez un message amical en remerciant le client de son séjour et en demandant poliment qu'il partage un avis sur Airbnb. Mentionnez que vous lui avez déjà laissé un avis.

Exemple :

Bonjour,

Nous espérons que vous êtes arrivé chez vous sain et sauf, et que vous avez eu le temps d'ouvrir vos valises et de vous détendre après le voyage de retour.

Nous avons passé un moment agréable à vous accueillir et nous vous avons laissé une excellente évaluation sur Airbnb. Nous espérons que vous envisagerez de partager votre expérience en laissant un avis, votre point de vue sera utile pour nous et pour les autres clients Airbnb. Vos commentaires sont inestimables pour nous aider à maintenir et améliorer nos services.

Dans l'attente de votre avis et de futurs séjours avec nous.

Ou

Bonjour (Nom du client),

Nous espérons que vous avez fait le plein de souvenirs précieux pendant votre séjour. Nous avons pris beaucoup de plaisir à vous accueillir à (nom de l'endroit) et nous vous avons laissé une excellente évaluation pour en attester.

Pourriez-vous nous faire savoir, ainsi qu'aux autres clients de la plateforme, à quel point vous avez apprécié votre séjour en nous laissant également un avis sur Airbnb ? Vous pouvez découvrir comment procéder en cliquant simplement sur ce lien. Vous y trouverez les étapes à suivre.

Vous avez (nombre) jours pour compléter et envoyer votre avis à Airbnb.

Nous espérons que vous envisagerez notre logement pour votre prochain séjour dans les environs de (nom du lieu).

Comment automatiser la messagerie avec les clients

Automatiser avec votre logiciel de gestion de propriété

Avec Hostaway, vous pouvez facilement automatiser toutes les communications avec les clients pour plusieurs canaux et annonces. Vous pouvez également choisir d'être spécifique à des canaux ou des annonces individuelles.

• Choisissez vos déclencheurs pour envoyer chaque message. Par exemple, lorsque vous recevez une réservation :

• Choisissez l'heure. Décidez si vous souhaitez que chaque message soit envoyé quelques minutes, heures ou jours après la réception du déclencheur.

• Mettez en page votre message. Hostaway vous permet d'ajouter des images, de changer la taille de la police, la couleur et d'autres options de style afin d'agencer votre message selon vos souhaits.

• Vous pouvez également utiliser l'intégration gratuite ChatGPT de Hostaway ou un outil comme Yada.aiHostAI pour automatiser davantage la communication avec les clients et minimiser votre implication.

Planifier avec Airbnb

Pour les hôtes ayant une seule propriété Airbnb, la fonction intégrée de messages programmés d'Airbnb est une excellente option. Voilà comment ça fonctionne :

• Accédez à votre boîte de réception d'hôte.

• Ouvrez le menu de gauche et sélectionnez « Messages programmés ».

• Cliquez sur « Nouveau message » pour créer votre modèle.

• Donnez à votre modèle un nom clair (les clients ne le verront pas).

• Créez votre message et personnalisez-le avec des codes courts (comme « [Nom du client] »).

• Choisissez la langue de votre message.

• Sélectionnez les annonces qui recevront ce message.

• Choisissez le déclencheur pour l'envoi du message (réservation confirmée, arrivée ou départ).

• Définissez le timing (avant ou après le déclencheur). Les messages seront envoyés dans le fuseau horaire de l'annonce.

• Appuyez sur « Enregistrer » et vous avez terminé !

Notez que la planification des messages Airbnb n'offre que l'automatisation la plus basique.

Bon voyage à la messagerie manuelle

La satisfaction de vos clients signifie être là pour eux, mais cela ne signifie pas que vous devez rester en permanence sur votre téléphone ! Ces modèles pratiques de messagerie client Airbnb et outils d'automatisation sont des solutions vitales pour les hôtes occupés.

Libérez votre temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment : créer des expériences inoubliables qui conduisent à des avis élogieux et des réservations répétées !